Dette innlegget er en oppfølging av kommentaren om klinisk arbeidsflate og fokuserer på tidslinjen i styrebehandlingen av dette. Kilde er dokumenter man finner ved Google-søk.
Innlegget gir en tidslinje over styrets fokus på dette prosjektet med mine kommentarer. Dette handler ikke om å fordele ansvar mellom leverandør og kunde, det kan man ikke ta stilling til med det grunnlaget jeg har. Men det er relativt åpenbart at både leverandør og kunde burde ha stoppet dette på et tidligere tidspunkt.
Dette er kun en vurdering av ett av mange prosjekter, og dette innlegget sier ikke noe om andre IKT-prosjekter ved OUS. Henvisningen til Sykehuspartner blir færre og færre etterhvert. Det kan tolkes som at de ble satt på sidelinjen i prosessen, eller at de ble kneblet i prosessen.
Men jeg må innrømme at det hadde vært uhyre interessant å gjennomføre om komplett prosjektreview både får å se hva som virkelig gikk galt, og fordi det vil være mye man kan lære fra en slik gjennomgang. Kanskje jeg skal invitere Cato Rindal som leder Sykehuspartner IKT som gjesteforeleser….
Avslutningsvis i innlegget har jeg noen konkluderende kommentarer og spørsmål jeg skulle ønske at kunde og leverandør vil besvare.
Styremøte 17.12.2009 – sak 169/2009 Status IKT i oslo universitetssykehus hf
Fokus i saken er samordnet IKT for Oslo Universitetssykehus (OUS) og beskriver inndelingen i satsingene Dag1 (1/1 2010) og Dag2 (1/6 2010). Klinisk arbeidsflate er en sentral del av Dag2.
Sakspapirene presenteres sentrale utfordringer i prosjektet, og risiko knyttet tilvalg av leverandøren. Sykehuspartner har gjort en utredning av dette, og deres konklusjon er gjengitt i sakspapirene for styremøtet.
Valg av Logica/Orion vurderes til å medføre noe høyere risiko for ikke å nå 1.6.10 enn valg av CSAM. Isolert sett vurderes valget ikke til å være avgjørende for å nå Dag2, men med hele den samlede svært høye risikoen kan det være utslagsgivende for ikke å nå Dag2.
Det vil si at man allerede ved valg av leverandør og inngåelse av kontrakt sannsynligvis var kjent med at prosjektet hadde betydelig risiko. Avropet på kontrakten ble foretatt den 18.12. Dette er interessant å reflektere over ettersom denne datoen var svært absolutt slik den var beskrevet i konkurransegrunnlaget. En mulig forklaring at det var knyttet politiske målsettinger til denne datoen, og at den derfor var viktigere enn å levere et godt og gjennomarbeidet prosjekt. Det hadde vært interessant å se en risikomatrise (vurdering av sannsynlighet for og konsekvens av en risiko) for dette prosjektet…
Det ble foretatt en ekstern kvalitetssikring fra Gartner, og de la frem følgende risikoreduserende tiltak:
- Styringen av IKT prosjektene knyttet til Dag2 må overføres til styringslinjen i sykehuset
- Ny fokus i prosjektet for å sikre hovedleveranser for Dag 2
- Alle forstyrrende elementer ”parkeres”
- Sørge for en prioriteringsrekkefølge som håndterer manglende leveranse på enkelte områder.
- Tettere oppfølging fra Gartner (QA) i tråd med anmodning fra adm. dir.
Dette er alle gode tiltak, men de adresser ikke de grunnleggende risikoene i prosjektet.
Styremøte 17.02.2010 – sak 12/2010 Status for prosjekter og integrasjon i Oslo universitetssykehus HF
Tilgangen på ressurser internt og hos Sykehuspartner, knyttet til prosjektgjennomføringen til Dag 2 tilsier at den samlede risikoen er svært høy.
Dette er innledningen til saksbeskrivelsen, og gjelder hele Dag2-tiltaket og ikke bare klinisk arbeidsflate. Inntrykket er at man har valgt et prosjekt med mange svært høye risiki, og det burde normalt tent noen varsellamper.
Om klinisk arbeidsflate sies det:
Fremdriftsplan er revidert grunnet sene leveranser fra leverandører, og medfører begrenset tid til testing og eventuell feilretting. Det er også utfordringer knyttet til løsning for akseptabel bildevisning i klinisk arbeidsflate. Samlet sett utgjør dette en høy risiko.
Sykehuspartner har også varslet at det samlet sett er svært høy risiko for ikke å nå Dag 2.
Allerede 2 mnd inn i prosjektet erfarer man forsinkelser, som gir ytterligere reduksjon i tid til testing i tillegg til det som allerede var gjort i tilbudet fra leverandøren. Det er trolig at svært mange allerede på daværende tidspunkt så hvor dette kunne ende. Det virkelig interessante spørsmålet er hvordan det kunne skje at organisasjonen var så blind på tidsfristene at man ikke tok seg tid til en «time-out» for å refokusere prosjektet på dette tidspunktet. Det er et spørsmål som må trolig bør rettes til ledelse, styre og politikere, og ikke medarbeiderne i prosjektet.
Forslag til vedtak fokuserer på risikoreduserende tiltak i tillegg til følgende formulering:
Styret understreker viktigheten av at integrasjonsprosessen gjennomføres som planlagt for å ha på plass forutsetningen for en funksjonelt integrert virksomhet til den 1. juni 2010.
Styremøte 17.02.2010 – sak 13/2010 Oppfølging kvalitetssikring IKT i Oslo universitetssykehus HF
I dette møtet ble den eksterne kvalitetsikringen fra Gartner behandlet som en egen saken egen sak. Det bla avlagt en rapportering for tre tiltak
- Tiltak 1: Styring av IKT prosjektene overføres til styringslinjen i sykehuset
- Tiltak 2: Ny fokus i prosjektet for å sikre hovedleveranser for Dag 2
- Tiltak 3: Økonomi
Disse tiltakene adresserte en mer helhetlig styring av IKT-prosjektene, bedre utnyttelse av eksisterende ressurser, og en ny bekymring/risiko knyttet til finansiering av prosjektene:
Det arbeides videre for å sikre at Helse Sør-Øst, Sykehuspartner og Oslo universitetssykehus fullt ut forstår de økonomiske konsekvensene av den finansieringsmodellen som er etablert
Forslag til vedtak er som følger:
Styret understreker viktigheten av at integrasjonsprosessen gjennomføres som planlagt for å ha på plass forutsetningen for en funksjonelt integrert virksomhet til den 1. juni 2010.
Akkurat ja, tidsfristen 1. juli er en hellig dato og det er sannsynlig at «alle» ser at dette ikke kan gå. Det kan virke som strategien er «å stikke hodet i sanden», men det er neppe en god løsning…
Styremøte 24.03.2010 – sak 31/2010 Status for prosjekter og integrasjon i Oslo universitetssykehus HF – IKT (Dag 2)
Styret har tidligere blitt orientert om at det foreligger en høy risiko knyttet til IKT-leveransene innenfor Dag 2, jf. bl.a. styresak 12/2010. Tidspunkt for etablering av Helse Sør-Øst rammeavtale for Klinisk arbeidsflate og påfølgende avrop i regi av Oslo universitetssykehus danner rammen for videre gjennomføringsplan. Dette skyldes spesielt kort tidsfrist for leverandørene som skal levere tilpasninger på sine systemer. I tillegg er det begrenset kapasitet i IKT-organisasjonene i OUS og Sykehuspartner. For å sikre kvaliteten i leveransen av Klinisk arbeidsflate og en hensiktsmessig ibrukstagelse i klinikkene har administrerende direktør iverksatt en replanlegging av prosjektet. I dette arbeidet vil det blant annet bli sett på en stegvis oppstart av Klinisk arbeidsflate. En oppdatert plan vil bli presentert i styremøtet. (mine uthevinger)
Det er et sitat fra sakssammendraget. Under punktet Klinisk arbeidsflate står det egentlig ikke noe mer enn det som sies her. Det rapporteres at det meste er i rute mht plan, med unntak av klinisk arbeidsflate og området pasientlogistikk som forutsetter felles klinisk arbeidsflate. Det er ingen diskusjon eller synlige spor av en oppdatert risikovurdering, men det betyr ikke at det ikke har vært diskutert, bare at det evt. er unndratt offentlighet.
Forslag til vedtak (i sin helhet)
- Styret tar administrerende direktørs redegjørelse til orientering.
- Styret tar til etterretning at den samlede risiko for å nå Dag 2 per 1. juni fortsatt er meget høy og ber om at det arbeides videre med risikoreduserende tiltak.
- Styret ber om at det ved replanleggningen av leveranse av Klinisk arbeidsflate legges vekt på at integrasjonsprosessen så langt som mulig skal realisere forutsetningen om en funksjonelt integrert virksomhet den 1. juni 2010
Det er åpenbart at datoen 1. juni er viktigere enn problemene i prosjektet. Samtidig er det beskrevet klart og tydelig i saksgrunnlaget at en funksjonelt integrert virksomhet ikke kan realiseres uten felles klinisk arbeidsflate og pasientlogistikk. Dette er fra innledningen til presentasjon av saken
I denne saken gis styret en orientering om status for arbeidet med å nå Dag 2, som er den neste store milepælen i integrasjonsarbeidet. Dag 2 er tidfestet til 1. juni 2010 og innebærer bl.a. en målsetting om at;
- sykehusene har felles klinisk arbeidsflate slik at en kan hente ut felles klinisk informasjon på tvers av lokalisasjoner og enheter
- hvilket muliggjør en flytting av pasienter og personell mellom de tidligere driftsenhetene
Jeg misunner ikke den som fikk i oppdrag å replanlegge et prosjekt som er solid på etterskudd mht en leveranse den 1. juni 2010, til å levere en fullt integrert løsning pr., nettopp, 1. juni 2010.
Et interessant spørsmål er hvordan en trinnvis innføring kan ta vare dette kravet. Et annet spørsmål er hvorfor man ikke planla en trinnvis innføring i utgangspunktet. Det er alltid lett å stille slike spørsmål om dette i etterkant, men det var ett av poengene i vurderingen jeg skrev basert på tilbudet. Det er sjelden slik at replanlegging hjelper i et prosjekt man på et tidlig stadie anså det var knyttet meget høy risiko til, spesielt ikke når replanleggingen ikke gir rom for å gjøre en tilstrekkelig god jobb på alle oppgaver som må løses.
Styremøte 24.03.2010 – sak 32/2010 Eksternkvalitetssikring IKT i Oslo universitetssykehus HF
En ekstern kvalitetssikrer følger opp etableringen av ett felles klinisk informasjonsgrunnlag i Oslo universitetssykehus. Vurderinger og tiltak for oppfølging ble presentert i styremøtet.En ekstern kvalitetssikrer følger opp etableringen av ett felles klinisk informasjonsgrunnlag i Oslo universitetssykehus. Vurderinger og tiltak for oppfølging ble presentert i styremøtet.
Saken ble behandlet sammen med sak 31/2010 og møtet ble lukket under behandling av saken jf offentlegloven § 23.
Det hadde virkelig vært interessant å vært flue på veggen behandlingen av denne saken. Hvordan kan en ekstern kvalitetssikring løse de grunnleggende problemene i prosjektet? Jeg ville trolig trukket meg fra et slikt oppdrag i en tilsvarende situasjon, gitt at bildet som fremkommer stemmer med den virkelighet aktørene oppfattet på daværende tidspunkt. Oppdraget blir jo umulig om man ikke adresser de reelle risikoene i prosjektet.
Styremøte 29.04.2010 – sak 47/2010 Status for integrasjon (Dag2) – IKT og ekstern kvalitetssikring
Det er en drøy måned igjen til Dag2 inntreffer. De fleste prosjektene begynner falle på plass, og avrapporteringen i styredokumentene blir kortere og kortere. For Klinisk arbeidsflate nøye man seg med følgende:
Felles klinisk arbeidsflate vil sikre at man kan hente ut relevant klinisk informasjon på tvers av lokalisasjoner og enheter. Klinisk arbeidsflate er et krevende prosjekt. Leveransen av prosjektet er forsinket i forhold til fremdriftsplanen. Oslo universitetssykehus ser svært alvorlig på forsinkelsen og det har vært flere møter med leverandør på toppledernivå med representanter fra både Oslo universitetssykehus og Helse Sør-Øst RHF. Det vil bli gitt en oppdatert status i styremøte. (mine uthevinger)
Det er ikke så mye mer å si om dette. Man visste fra starten av dette var et krevende prosjekt. Man burde ha visst at fremdriftsplanen ikke var realistisk. Møter med leverandør på toppledernivå løser ikke problemet med at man skal integrere svært mange og fragmenterte systemer.
Styremøte 29.04.2010 – sak 48/2010 Status omstillingsprosjekt og integrasjonsarbeid i Oslo universitetssykehus
Saken er også kort omtalt i en mer generell sak om integrasjonsprosessen mellom sykehusene. I en presentasjon for styret omtales Dag 2 som følger:
Felles pasientadministrativt system (PAS) og Klinisk arbeidsflate (KA) under implementering.
Dag 2 1/6?2010???
Hverken presentasjonen eller saksdokumentene sier noe mer om hvilken diskusjon som spørsmålstegnene ved 1. juni avstedkom. Men lenger frem i presentasjonen finnes en fremdriftsplan frem mot 2012. I den stillet de ikke spørsmål ved Dag 2 den 1. juni. En forklaring kan jo være at dette ble drøftet i foregående sak. Men ingen av saken gir inntrykk av at man har tatt inn over seg det kritiske i situasjonen.
Styremøte 27.05.2010 – sak 58/2010 Status for Dag2 – IKT og ekstern kvalitetssikring
Det er fire dager igjen til Dag2, eller… Møtet ble lukket under behandling av saken.
Ved Dag 2 skal det være lagt til rette for at Oslo universitetssykehus i organiseringen av pasientbehandlingen skal kunne fungere som ett helhetlig og integrert sykehus. Først når Dag 2 er gjennomført, vil det være fullt ut mulig å flytte pasienter og personell mellom de tidligere helseforetakene og de ulike lokalisasjonene.
Dette sier noe om betydningen av prosjektet og hvor viktig det er at man klarer å realisere det. Det blir endringer i datoer, felles pasientadministrativt system er forsinket, og man skiller ut klinisk arbeidsflate som en egen aktivitet. Ny dato for dag blir satt til 13. september 2010.
Styret er tidligere varslet om at arbeidet med implementering av klinisk arbeidsflate er forsinket og tidspunkt for innføring av løsningen vil bli lagt til en egen Dag 2 B. Det vil i styremøtet bli gitt en oppdatert status for dette arbeidet.
Her er det opp til den enkelte å trekke sine egne slutninger. Planen for Dag2B er uviss, men med trinnvis innføring er det uklart om den 13. september i det hele tatt har noen betydning i denne delen av prosjektet. Det er ingen dokumentasjon som gjengir behandlingen av saken. Protokollen sier ikke mer enn:
Ved Dag 2 skal IKT systemene være lagt til rette for at Oslo universitetssykehus i organisering av pasientbehandlingen skal kunne fungere som et helhetlig og et integrert sykehus.
Møtet ble lukket for publikum under deler av saken jf offentlegloven § 23. I den lukkede delen presenterte Hans Nilsen Hauge og ekstern kvalitetssikrer av IKT prosjektenefra Gartner, sin vurdering av status.
Enstemmig vedtak: Styret tar saken til orientering.
Styremøte 23.06.2010 – sak 85/2010 Status for Dag2 – IKT og ekstern kvalitetssikring
Det dveles ikke lengre ved spilt melk, og man har fokus på den nye Dag2. Det er lukket behandling av saken.
Som styret ble informert om i styremøte 27. mai 2010 er tidspunkt for innføringen av nytt PAS på Gaustad og operasjonalisering av ny komplett organisasjonsstruktur utsatt til over sommeren og satt til 13. september 2010. I tillegg vil midlertidige kliniske løsninger være etablert til denne dato, slik at man kan understøtte planlagte flyttinger høsten 2010.
Arbeidet med klinisk arbeidsflate (Dag2B) er knapt referert til.
Det vil i styremøte bli gitt en status for arbeidet med innføring av klinisk arbeidsflate.
Det som er nytt er at man arbeider med midlertidige løsninger pga av forsinkelsene. Det vurderes som et alvorlig og krevende steg å ta, spesielt om det er på så kort varsel som dokumentene gir inntrykk av. Men det er trolig at mange i organisasjonen har sett at dette ville komme og at de på et tidlig tidspunkt har tenkt ut en Plan B som ikke er omtalt i styrepapirene. Derfor kan de midlertidige løsningen ha vært oppfattet som mindre dramatiske enn de fremstår som. Men med utgangspunkt i status i dag er det vel trolig at det ikke har vært så vellykket.
Styremøte 30.09.2010 – sak 100/2010 Orientering om status for Dag2 og IKT
Milepelen Dag2A ble passert uten forsinkelser. Om klinisk arbeidflate sier man som følger
Status for arbeidet med Dag 2B (Klinisk arbeidsflate) vil bli gitt i styremøte. Det vil også bli gitt en redegjørelse fra ekstern kvalitetssikrer, Gartner, direkte i styremøte.
Det var lukket behandling for denne delen av saken, og det er ingen spor av noen diskusjon eller beslutning for dag2B i styreprotokollen. Hmmm…
Styremøte 28.10.2010 – sak 121/2010 Orientering om status for Dag2B: IKT
Ingen saksdokumenter og lukket behandling av saken. Protokollen sier følgende:
Det ble i møtet gitt status for prosjektet klinisk arbeidsflate (Dag2B).
Som observatør til en slik prosess blir den jo egentlig mer og mer interessant jo mindre man får vite…..
Styremøte 24.11.2010 – sak 148/2010 Status for Dag2B: IKT
Lukket behandling……
Og det er alt man får vite. Trolig ganske høye temperatur i diskusjonene, såvel i styret som i prosjektorganisasjonen forøvrig.
Styremøte 17.12.2010 – sak 162/2010 Status klinisk arbeidsflate
Prosjektet ble behandlet i lukket møte…..
Styremøte 17.02.2011 – sak 18/2011 Administrerende direktørs orienteringer
Endelig noe nytt for de utenforstående
Klinisk arbeidsflate
Det vil bli gitt en muntlig orientering om status direkte i styremøtet. Administrerende direktør har i tiden siden siste styremøte sikret tett oppfølging av KA-prosjektet og forholdet til leverandøren. I tråd med anbefalinger fra Gartner Group har man gjennomført endringer:
- Ny intern styringsstruktur er definert og konstituert
- Prosjektledelse/prosjektadministrasjon er ytterligere styrket med ekstern kompetanse
- Det er gjennomført en analyse av hele KA-prosjektet med tanke på å identifisere nødvendige operative endringer i prosjektet
- Det er etablert et forhandlingsteam og første forhandlingsmøte avholdes 11.02
Nå skjer det noe, og det var vel på tide. Når vi nå vet at prosjektet ble avbestilt er det vel så enkelt at forhandlingen ikke førte frem. Styret tar administrerende direktørs orienteringer til orientering.
Styremøte 31.03.2011 – sak 31/2011 Administrerende direktørs orienteringer
Klinisk arbeidsflate – lukket behandling
egen forsendelse
Ingen kommentar forøvrig.
Styremøte 28.04.2011 – sak 36/2011 Klinisk arbeidsflate
Saken fremmet som beslutningssak. Lukket behandling. Det vi vet i etterkant er at prosjektet ble besluttet avbestilt.
Aftenposten, fredag 20. mai 2011
Dette er ikke heldig, og ingen ønskelig situasjon. Det er viktig at pasientsystemene «snakker sammen». Vi vet at årsakene til problemene er sammensatt, men har ikke nok informasjon til å kunne si noe konkret om hvor feilen oppsto, sier kommunikasjonsdirektør Gunn Kristin Sande i Helse SørØst.
Mon tro om man ikke har en avtale med leverandøren som hindrer de i å si noe mer. Dette er enten en vag politisk korrekt formulering, eller dokumentert inkompetanse. Med litt innsyn i prosjektet er det sannsynligvis ikke vanskelig å finne en eller flere kritiske hindringer for å komme i land med prosjektet.
Noen viktige spørsmål man kan stille seg
Det er alltid lett å være etterpåklok når man kjenner utfallet. Men her var det mange forvarsler fra den spede oppstart og underveis i prosessen. Man kan få inntrykk av at organisasjonen har vært så desperat etter å nå Dag2 den 1. juni 2010 at det ble umulig å ta inn over seg at dette ikke var et realistisk prosjekt. Noen av formuleringen i styrevedtakene tyder på det.
Her er noen spørsmål jeg synes det ville vært interessant om sentrale aktører på kundesiden i prosjektet ville besvare:
- Det hevdes i media et dere har brukt 160 millioner på prosjektet. Dette er et rent tap om man ikke får erstatning fra leverandør. Men det som er minst like interessant er det økonomiske tapet man påføres fordi man ikke får tatt ut de planlagte effektiviseringsgevinstene. Har dere gjort noen beregninger av dette?
- Dere har innført en integrert organisasjon som forutsetter at man kan dele klinisk informasjon. I tillegg til en økonomisk side har dette også en helsemessig side. Hvor mange pasientoverføringen er rammet av mangel på en fungerende klinisk arbeidsflate? Og hvor stor andel av tilfellene er kritiske for pasientene?
- I hvor stor grad har den overordnede prosessen med etableringen OUS gitt ufravikelige rammebetingelser for prosjektet, for eksempel slik at datoen for dag 2 ble oppfattet som «hellig»?
- Det er vanligvis en lang prosess frem til avbestilling av et prosjekt. Det er ikke noe man gjør uten at man har forsøkt alle andre utveier. Når man ser tilbake på en slik prosess kan man i ettertid definere ett eller flere tidspunkt der man «burde ha tatt» den beslutningen. Hvilke var det/disse i dette prosjektet? Og et oppfølgingspørsmål: hva gjorde at man valgt å fortsette?
- Det er min oppfatning at tilbudet ikke oppfyller tildelingskriteriene. Hvilke vurderinger gjorde man mht det i evalueringen av tilbudene?
- Det er mye som tyder på at man i vurderingen av tilbudene og før avropet var klar over sentrale utfordringer med å realisere prosjektet, om ikke totalt sett, så i det minste tidsmessig. Hvordan kommer det seg at man allikevel bestilte prosjektet?
- Jeg mener det var relativt åpenbart at tilbudet medførte en betydelig overføring av risiko fra leverandør til kunde. Hvilke tanker gjorde man seg om det?
- Allerede i februar 2010 var det ganske klart at man ikke ville holde tidsplanen. Hvorfor tok man ikke en time-out da, før man var kommet ordentlig i gang? Det ville vært enklere å avbestille da enn 14 måneder senere?
Og jeg har naturligvis noen spørsmål til leverandøren også
- Tilbudet fremstår som uoversiktlig og vanskelig å trenge inn i. Det er inkonsistent, f.eks. mht testfasen der 1,5 mnd blir til 4 uker. Hvorfor skrev dere ikke et tilbud som i større grad besvarte spørsmålene i konkurransegrunnlaget på en entydig og konsistent måte? (det er mine erfaring at de fleste tilbydere kan bli bedre på dette)
- Tidsplanen er slik at dere enten påtok dere en umulig oppgave, eller så var dere klar over at dere i beste fall kunne implementere en standardløsning pr. 1.juni 2010. Det var fremsto kanskje som et smart trekk å forutsett at en haug med proprietære løsninger skulle kommunisere med en overbygning via to standarder. Men dere trodde vel egentlig ikke på det?
- Om det er slik som dere hevder i Aftenposten 20. mai at «leveransene til Helse SørØst er basert på tilsvarende [systemer] som Logica har levert til store sykehus internasjonalt» har dere vel nok erfaring til å vite hvor krevende dette er? Hvilke betraktninger gjør dere mht likheter og forskjeller mellom de internasjonale prosjektene og prosjektet for OUS? Det kan jo ikke være en overraskelse at dere skulle integrere proprietære løsninger med lokale standarder? Dere hadde vel noe kunnskap om norsk helsevesen fra før, og det sto jo sort på hvitt i konkurransegrunnlaget.
Om jeg får noen svar er en helt annen sak.